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Aviso de prácticas de privacidad

ESTE AVISO DESCRIBE CÓMO SE PUEDE USAR Y DIVULGAR LA INFORMACIÓN MÉDICA SOBRE USTED, Y CÓMO PUEDE OBTENER ACCESO A ESTA INFORMACIÓN.

LÉALO DETENIDAMENTE.

Vigente a partir del 2 de mayo de 2024

Para obtener ayuda para traducir o entender este texto, llame a Servicios al Miembro:

  • Medicaid, atención a largo plazo (Long Term Care, LTC), plan especializado en enfermedades mentales graves (Serious Mental Illness, SMI):  1-866-796-0530 (TTY 1-800-955-8770)
  • Plan especializado de bienestar infantil (Child Welfare Specialty Plan, CWSP):  1-855-463-4100 (TTY  1-800-955-8770)
  • Plan de salud de Servicios Médicos para Niños (Children’s Medical Services, CMS):  1-866-799-5321 (TTY  1-800-955-8770)

Obligaciones de las entidades cubiertas:

Sunshine Health es una entidad cubierta, tal como se define y regula en la Ley de Portabilidad y Responsabilidad de los Seguros de Salud (Health Insurance Portability and Accountability Act, HIPAA) de 1996.  Sunshine Health tiene la obligación legal de mantener la privacidad de su información de salud protegida (protected health information, PHI), proporcionarle este aviso de nuestras obligaciones legales y prácticas de privacidad relacionadas con su PHI, cumplir con los términos del aviso que está actualmente en vigencia y avisarle en caso de una violación de su PHI no segura.

Este aviso describe cómo podemos usar y divulgar su PHI.  También describe sus derechos de acceder, modificar y gestionar su PHI y cómo ejercer esos derechos.  Todos los demás usos y divulgaciones de su PHI que no se describen en este aviso se harán solo con su autorización por escrito.

Sunshine Health se reserva el derecho de cambiar este aviso.  Nos reservamos el derecho de hacer entrar en vigor el aviso revisado o modificado para su PHI que ya tenemos y para cualquier PHI que recibamos en el futuro.  Sunshine Health revisará y distribuirá este aviso con prontitud cada vez que se produzca un cambio significativo en lo siguiente:

  • Los usos o las divulgaciones
  • Sus derechos
  • Nuestras obligaciones legales
  • Otras prácticas de privacidad estipuladas en el aviso

Pondremos a disposición en nuestra página web o por correo postal separado cualquier aviso revisado. 

Protecciones internas de PHI verbal, escrita y electrónica:

Sunshine Health protege su PHI. También nos comprometemos a mantener la confidencialidad de su información sobre raza, origen étnico e idioma (race, ethnicity and language, REL) y orientación sexual e identidad de género (sexual orientation and gender identity, SOGI). Contamos con procesos de privacidad y seguridad para ayudar.

Estas son algunas de las formas en las que protegemos su PHI:

  • Capacitamos a nuestro personal para seguir nuestros procesos de privacidad y seguridad.
  • Requerimos que nuestros socios comerciales sigan los procesos de seguridad y privacidad.
  • Mantenemos nuestras oficinas seguras.
  • Hablamos de su PHI solo por razones de negocios con personas que necesitan saber.
  • Mantenemos su PHI segura cuando la enviamos o almacenamos electrónicamente.
  • Usamos tecnología para prevenir que las personas equivocadas obtengan acceso a su PHI.

Usos y divulgaciones permitidos de su PHI:

La siguiente es una lista de cómo podemos usar o divulgar su PHI sin su permiso o autorización:

  • Tratamiento: podemos usar o divulgar su PHI a un médico u otro proveedor de atención de salud que le proporciona tratamiento a usted, para coordinar su tratamiento entre los proveedores, o para que nos ayuden en la toma de decisiones de autorización previa relacionadas con sus beneficios.
  • Pago: podemos usar y divulgar su PHI para hacer pagos de beneficios por los servicios de atención de salud que usted recibió. Podemos divulgar su PHI a otro plan médico, a un proveedor de atención médica o a otra entidad sujeta a reglas de privacidad federales para sus fines de pago. Las actividades de pago podrían incluir procesar reclamos, determinar la elegibilidad o la cobertura de reclamos y revisar los servicios por necesidad médica.
  • Operaciones de atención de salud: podemos usar y divulgar su PHI para llevar a cabo nuestras operaciones de atención de salud.  Estas actividades pueden incluir brindar servicios al cliente, responder a reclamos y apelaciones, y ofrecer administración y coordinación de la atención. 
    En nuestras operaciones de atención médica, podemos divulgar PHI a socios comerciales. Tendremos acuerdos por escrito para proteger la privacidad de su PHI con estos socios. Podemos divulgar su PHI a otra entidad que esté sujeta a las Reglas federales de privacidad. La entidad también debe tener una relación con usted para sus operaciones de atención médica. Esto incluye lo siguiente:
    • evaluación de la calidad y actividades de mejoramiento;
    •  Revisión de la competencia o las calificaciones de los profesionales médicos
    •  Administración de casos y coordinación de la atención
    •  Detección o prevención del fraude y del abuso en la atención de salud

Su raza, origen étnico, idioma, orientación sexual e identidad de género están protegidos por los sistemas y leyes del plan de salud. Esto significa que la información que usted proporciona es privada y segura. Solo podemos compartir esta información con proveedores de atención de salud. No se compartirá con terceros sin su permiso o autorización. Utilizamos esta información para ayudar a mejorar la calidad de su atención y servicios. Esta información nos ayuda a:

  • Comprender mejor sus necesidades de atención de salud.
  • Conocer su preferencia de idioma cuando visite a profesionales de atención de salud.
  • Proporcionar información de atención de salud para satisfacer sus necesidades de atención.
  • Ofrecer programas para ayudarle a alcanzar la mejor salud. 

Esta información no se utiliza con fines de suscripción ni para tomar decisiones sobre si usted puede recibir cobertura o servicios.

  • Plan de salud de grupo/Divulgaciones al patrocinador del plan: podemos divulgar su información de salud protegida a un patrocinador del plan de salud de grupo, como un empleador u otra entidad que le ofrezca un programa de atención de salud, si el patrocinador está de acuerdo con determinadas restricciones sobre el uso y la divulgación de la información médica protegida (tal como aceptar no usar la información médica protegida para tomar medidas o decisiones relacionadas con el empleo). 

Otras divulgaciones permitidas u obligatorias de su PHI:

  • Actividades de recaudación de fondos: podemos utilizar o divulgar su PHI para actividades de recaudación de fondos como recaudar dinero para ayudar a una fundación benéfica u otra organización similar para financiar sus actividades.  Si lo contactamos en relación con actividades de recaudación de fondos, le daremos la oportunidad de darse de baja de, o dejar de recibir, este tipo de comunicaciones en el futuro.
  • Propósitos de suscripción de seguro: podemos utilizar o divulgar su PHI para fines de suscripción de seguro, como para hacer una determinación acerca de una solicitud de cobertura o petición. Si usamos o divulgamos su PHI para propósitos de suscripción de seguro, se nos prohíbe usar o divulgar su PHI que constituye información genética en el proceso de suscripción de seguro. 
  • Recordatorios de citas/alternativas de tratamiento: podemos usar y divulgar su PHI para recordarle sobre una cita para tratamiento y atención médica con nosotros o para proporcionarle información sobre alternativas de tratamiento u otros beneficios y servicios relacionados con la salud, tales como información sobre cómo dejar de fumar o perder peso.
  • Según lo exija la ley: si las leyes federales, estatales y/o locales exigen el uso o la divulgación de su PHI, podemos utilizar o divulgar su PHI en la medida en que el uso o la divulgación cumpla con dicha ley y se limite a los requisitos de dicha ley.  Si dos o más leyes o regulaciones que rigen el mismo uso o divulgación están en conflicto, cumpliremos con las leyes o regulaciones más restrictivas.
  • Actividades de salud pública: podemos divulgar su PHI a una autoridad de salud pública con el propósito de prevenir o controlar enfermedades, lesiones o discapacidades.  Podemos divulgar su PHI a la Administración de Alimentos y Medicamentos (Food and Drug Administration, FDA) para asegurar la calidad, seguridad o eficacia de productos o servicios bajo la jurisdicción de la FDA. 
  • Víctimas de abuso y negligencia: podemos divulgar su PHI a una autoridad del gobierno local, estatal, o federal, incluidos los servicios sociales o una agencia de servicios de protección autorizada por la ley para recibir dichos informes si tenemos una creencia razonable de abuso, negligencia o violencia doméstica.
  • Procedimientos judiciales y administrativos: podemos divulgar su PHI en respuesta a procedimientos administrativos o a una orden judicial. También es posible que debamos divulgar su PHI en respuesta a una notificación,petición de exhibición de pruebas u otras solicitudes similares.
  • Cumplimiento de la ley: podemos divulgar su PHI relevante a agentes de la ley cuando se requiera que lo hagamos en respuesta a un delito.
  • Médicos forenses, examinadores médicos y directores de funerarias: Podemos divulgar su PHI a un médico forense o examinador médico.  Esto podría ser necesario, por ejemplo, para determinar la causa de muerte.  También podemos divulgar su PHI a directores de funerarias, según sea necesario, para que puedan llevar a cabo sus deberes.
  • Donación de órganos, ojos y tejidos: Podemos divulgar su PHI a organizaciones de adquisición de órganos. También podemos divulgar su PHI a personas que trabajan en adquisición, banca o trasplante de órganos, ojos y tejido cadavéricos.
  • Amenazas a la seguridad y salud: podemos utilizar o divulgar su PHI si creemos, de buena fe, que es necesario el uso o divulgación para prevenir o disminuir una amenaza grave o inminente para la salud o seguridad de una persona o del público.
  • Funciones gubernamentales especializadas: Si usted forma parte de las Fuerzas Armadas de EE. UU., podemos divulgar su PHI según lo requieran las autoridades de comando militar. También podemos divulgar su PHI a funcionarios federales autorizados para actividades de seguridad nacional e inteligencia, al Departamento de Estado para determinaciones de idoneidad médica, para la protección del Presidente o a otras personas autorizadas según lo exija la ley.
  • Compensación del trabajador: podemos divulgar su PHI para cumplir con las leyes relativas a la compensación del trabajador u otros programas similares establecidos por la ley que proporcionan beneficios por lesiones o enfermedades relacionadas con el trabajo sin importar el culpable.
  • Situaciones de emergencia: podemos divulgar su PHI en una situación de emergencia, o si usted está incapacitado o no está presente, a un familiar, amigo personal cercano, agencia de ayuda humanitaria autorizada o cualquier otra persona que usted identifique anteriormente.  Usaremos criterio y experiencia profesional para decidir si la divulgación es lo mejor para usted.  Si es lo mejor para usted, solo divulgaremos la PHI que sea directamente relevante a la participación de la persona que lo cuida.
  • Presos: si usted está preso en una institución correccional o se encuentra bajo la custodia de un funcionario de cumplimiento de la ley, podemos divulgar su PHI a la institución correccional o al funcionario de cumplimiento de la ley, en tanto dicha información sea necesaria para que la institución le proporcione atención de salud; para proteger su salud o su seguridad, o la salud o la seguridad de los demás; o para la seguridad y protección de la institución correccional.
  • Investigación: bajo ciertas circunstancias, podemos divulgar su PHI a investigadores cuando su estudio de investigación clínica haya sido aprobado y donde ciertas garantías existen para asegurar la privacidad y la protección de su PHI.

Usos y divulgaciones de su PHI que requieren su autorización por escrito

Tenemos la obligación de obtener su autorización por escrito para usar o divulgar su PHI, con excepciones limitadas, por las siguientes razones: 

  • Venta de PHI: solicitaremos su autorización por escrito antes de hacer cualquier divulgación que se considere una venta de su PHI, lo que significa que recibiremos una compensación por la divulgación de PHI de esta manera.
  • Marketing: solicitaremos su autorización por escrito para usar o divulgar su PHI para fines de marketing con excepciones limitadas, como, por ejemplo, cuando tengamos comunicaciones frente a frente de marketing con usted o cuando proporcionemos regalos promocionales de valor nominal.
  • Notas de psicoterapia: solicitaremos su autorización por escrito para usar o divulgar cualquiera de sus notas de psicoterapia que podemos tener en el expediente con excepción limitada, como para ciertas funciones de tratamiento, pagos u operaciones de atención de salud.

Usted tiene derecho a revocar su autorización, por escrito, en cualquier momento, excepto en la medida en que ya hayamos utilizado o divulgado su PHI en función de la autorización inicial.

Derechos de los individuos

Los siguientes son sus derechos con respecto a su PHI.  Si desea usar cualquiera de los siguientes derechos, comuníquese con nosotros usando la información al final de este aviso.

  • Derecho a solicitar restricciones: usted tiene derecho a solicitar restricciones de uso y divulgación de su PHI en caso de tratamiento, pagos u operaciones de atención de salud, así como las divulgaciones a personas involucradas en su atención o pago de la atención, como familiares o amigos cercanos.  Su solicitud debe indicar las restricciones que solicita y especificar a quiénes se aplica la restricción.  No es necesario que estemos de acuerdo con esta solicitud.  Si estamos de acuerdo, cumpliremos con su solicitud de restricciones, a menos que la información sea necesaria para suministrarle tratamiento de emergencia. Sin embargo, restringiremos el uso o la divulgación de la PHI para pago u operaciones de atención médica a un plan médico cuando usted haya desembolsado el total por el servicio o artículo.
  • Derecho a solicitar comunicaciones confidenciales: usted tiene derecho a solicitarnos que nos comuniquemos con usted en relación con su PHI por medios alternativos o lugares alternativos.  Este derecho se aplica únicamente si no comunicar la información en los métodos o lugares alternativos que desea puede ponerlo en peligro. No tiene que explicar el motivo de su solicitud, pero debe indicar que la información puede ponerlo en peligro si no se modifican los medios de comunicación o el lugar.  Debemos aceptar su solicitud si es razonable y si indica el medio o lugar alternativo donde se debe comunicar su PHI.
  • Derecho a acceder y obtener copias de su PHI: usted tiene el derecho, con excepciones limitadas, de leer u obtener copias de su PHI incluida en un expediente designado.  Puede solicitar que le entreguemos copias en formatos que no sean fotocopias.  Le entregaremos la información en el formato que solicite, a menos que no podamos hacerlo por razones prácticas.  Deberá presentar una solicitud por escrito para obtener acceso a su PHI.  Si rechazamos su solicitud, le presentaremos una explicación por escrito y le indicaremos si se pueden evaluar las razones de la denegación. También le diremos cómo pedir una evaluación o si no se puede evaluar la denegación.
  • Derecho a modificar su PHI: usted tiene derecho a solicitar que modifiquemos o cambiemos su PHI si cree que contiene información incorrecta.  Debe solicitarlo por escrito y debe explicar por qué la información debería modificarse.  Podemos denegar su solicitud por determinadas razones como, por ejemplo, si no fuimos nosotros quienes creamos la información que usted desea modificar y el autor de la PHI puede realizar la modificación. Si denegamos su solicitud, le daremos una explicación por escrito. Usted puede responder con una declaración de que no está de acuerdo con nuestra decisión, y adjuntaremos su declaración a la PHI que usted solicita que modifiquemos.  Si aceptamos su solicitud de modificar la información, haremos los esfuerzos razonables para informar a otros, incluidas las personas que usted nombre, de la modificación y para incluir los cambios en cualquier divulgación futura de esa información.
  • Derecho a recibir un recuento de las divulgaciones: usted tiene derecho a recibir una lista de los casos, dentro del último período de seis años, en los que nosotros o nuestros asociados comerciales divulgamos su PHI.  Esto no se aplica a divulgaciones para fines de tratamiento, pago, operaciones de atención médica o divulgaciones que usted autorizó, ni a ciertas otras actividades. Si solicita esto más de una vez en un período de 12 meses, podemos cobrarle una tarifa razonable basada en el costo por responder a estas solicitudes adicionales. Le daremos más información sobre nuestras tarifas en el momento de su solicitud.
  • Derecho a presentar un reclamo:si considera que sus derechos de privacidad han sido violados o que hemos incumplido nuestras propias prácticas de privacidad, usted puede presentar un reclamo por escrito o por teléfono usando la información de contacto que se encuentra al final de este aviso.

Puede presentar un reclamo con la Secretaría de la Oficina de Derechos Civiles del Departamento de Salud y Servicios Humanos de los Estados Unidos mediante una carta dirigida a 200 Independence Avenue, S.W., Washington, D.C. 20201. También puede llamar al 1-800-368-1019, (TTY: 1-866-788-4989) o visitar el sitio web del Departamento de Salud y Servicios Humanos de los EE. UU.

NO TOMAREMOS NINGUNA ACCIÓN EN SU CONTRA POR PRESENTAR UNA QUEJA.

  • Derecho a recibir una copia de este aviso: puede solicitar una copia de nuestro aviso en cualquier momento usando la información de contacto indicada al final del aviso.  Si recibe este Aviso en nuestro sitio web o por correo electrónico, también tiene derecho a solicitar una copia impresa del Aviso.

Información de contacto

Preguntas sobre este aviso: si tiene alguna pregunta sobre este aviso, nuestras prácticas de privacidad relacionadas con su PHI o cómo ejercer sus derechos, puede comunicarse con nosotros por escrito o por teléfono:

Sunshine Health
A la atención de: Privacy Official
P.O. Box 459089
Fort Lauderdale, FL 33345-9089